業務効率化と現場の反発[飲食店向け効率化のためのIT活用術#8]

【記事要約】

飲食店向け効率化のためのIT活用術総まとめ。

全7回に渡ってお届けした飲食店のためのIT活用術。

再びおさらいしておくと、下記のサービスをご紹介した

レストランボード
予約台帳アプリ

フリックオーダー
注文管理アプリ

ユビレジ
iPadを使ったPOSレジシステム

楽天ペイ
クレジットカード、電子マネー決済システム

・マネーフォワード

ジョブカン
勤怠管理クラウドシステム

これらのシステムやアプリを導入して、一気に業務改革を図るのは、現実問題難しいだろう。

現場は変化を嫌がる。

トップダウンの急激な改革は、恐らく反発にあうものと思われる。

実際、変化に追いつけず、注文をとる、料理をつくる、料理を提供する、会計を行うという本来の業務に支障が出るくらいなら、ゆっくり試みるほうが無難である。

まずは、現場に影響が出にくいジョブカンから利用してみるなどだ。

トップは変えたほうがいい。変えるべきだ、変わるべきだと分かっているが、現場というのは、とにかく変化を嫌がる。

そんなに大きなハードルではないのに、何かと理由を付けて、変わることを嫌がる。

上が決めたことに従うのが仕事だと頭ごなしに押し付けるのもある意味ひとつの手だが、その場合、スタッフの腹の中にモヤモヤとしたものが残ってしまう。

こういった業務改革に僕は飲食店だけでなく、様々な業種で関わってきたが、面白いほど、どこも同じ反応が現場から噴出する。

何か業務のフローに変更が発生する場合、現場からブーイングが出るのはもはや運命なのかもしれない。

慣れてきてからは、業務改革の発表をした後の現場の反応にやっぱりね。はいはい待ってました。と余裕すら持てるくらいだった。

こんな時どうするか。

これが、ある意味トップにとっては業務改革よりも難しい一番の悩みになるかもしれない。

ツールの変更などの業務改革の場合、それを取りまとめる担当者が社内には必ずいるだろう。

システム担当者だったり、部門長だったり、はたまた経営者自身だったりだ。

彼、彼女達は、当然担当者だから、業務改革の重要性は理解している。

そして、業務改革を推進するトップとスタッフの間で板挟みになり、酷い時はかなり憔悴してしまう。

こんな時、できれば僕のような組織に所属しない外部の人間が担当になるとクッションになるので一番理想的なのだが、その場合、外部の人間に対する報酬も必要になり、また、そこまでやるのもおおごとだ。

そこで、僕から紹介したい業務改革のコツをご紹介したいと思う。

僕の経験からすると、スムーズに業務改革を推進するのに一番いいのはとにかく現場の声に耳を傾けることだ。

ただ、これだけに限る。

「文句を言わずにやれ!」ではなく、「そうだよね。変えるの大変だよね。他にどう感じている?」と現場の声をとにかく拾うことだ。

要は、愚痴と不満を聞くだけでいい。

そんなわけないだろ!と思われそうだが、本当にそうだったのだ。

現場は自分たちの声を聞いてもらえないことに不満を持つ。

そして、それは組織や上司への不信感にまで育つこともある。

とある組織で、進まないシステム効率化に僕が外部から投入されたことがある。

当然、最初は外部の人間だからと敬遠されるが、一緒にお昼ごはんと食べたり、世間話をしたり、こちらからコミュニケーションをとる。

時には一緒に飲みに行ったりもした。

そのうち、ぽつりぽつりと本音を話してくれるようになり、いつの間にか馬鹿話などもしたりするように。

そして、仕事の話をする時には、なぜ今この改革が必要なのかを念入りに説明する。

すると、最初は愚痴と不満しか言わなかった皆が、いつの間にか変わるのは嫌だけど、でも改革の重要性は理解した。だから協力はする。という話の内容に変わっていったのだ。

そして、一番反発していた人が一番の協力者になったりした。

僕自身もこの変化にはとても驚いた。

僕からは、変わることを説得したりするようなことは一切言っていないにも関わらずだ。

寄り添って「あなたのことはちゃんと考えていますよ」という姿勢を示すだけで、向こうが歩み寄ってくれたのだ。

働いている人は、ひとりひとり自分の仕事にポリシーを持っているのだと思う。

一生懸命、真剣に働いているからこそ、改革のときには、ちゃんと現場の目線まで降りて話を聞くことが大切なのだと思った。

だから、今から業務改革を行おうとしている人、実際にしたところ、現場の反発にあった人には、是非この『現場と向き合う』ということの重要性を知ってほしいと思う。


[飲食店向け業務効率化のためのIT活用術#8]業務効率化と現場の反発[飲食店向け業務効率化のためのIT活用術#8]
業務効率化と現場の反発

シフト管理にジョブカンを活用する[飲食店向け効率化のためのIT活用術#7]

【記事要約】

アルバイトのシフト組は、飲食店店長の大きな悩みの種の一つだ。各自の予定を聞いて、調整をして、シフト表を作る。これに以外に時間と手間を取られる人も多いはずだ。そんな悩みの救世主が勤怠管理クラウドシステムのジョブカンだ。

1.  ジョブカンを使うメリット

ライングループで今月の出勤希望日をアルバイトからヒアリングして、Excelでシフト表を作り、再びラインで共有。

勤怠実績はタイムカードか、出勤簿に手書きのため、給料日前にはそれらを集計して給与計算。

残業や深夜勤務の計算に手間取って、給料日直前に慌てて処理をするということも多いのではないだろうか。

そんな時に、業務効率を上げてくれるのが勤怠管理クラウドシステムの『ジョブカン』だ。

ジョブカンは簡単にシフト希望を募集し、簡単な操作でシフト表を作ることができる。

さらには、それらをスタッフと共有することも可能だ。

多彩な打刻方法、出勤管理、集計分析が行えるため、これらに費やしていた時間を大幅に短縮することができる。

このサービスを活用して、時間を作ることにより、売上を上げるといういちばん重要な業務に時間を割くことが可能になる。

コスト面も魅力的で機能制限がある無料コースと一人あたり月200円のコースがある。

10人いても月間2,000円だ。

この低コストはかなりの魅力だ。

時間がかかっていた処理を自動化し、空いた時間を売上を上げるための作業に費やすことができる。

2. ジョブカンの魅了的な機能

勤怠実績を記録刷るためのツールとして、従来はタイムカードの利用が主流だった。

しかし、タイムカードも導入するとなるとそれなりにコストがかかるし、タイムカードに印字された時間を再度別のシステムに移し直す必要がある。

この作業は時間も取られるし、ミスも発生しやすい。

しかし、ジョブカンには様々な打刻ツールが用意されているため、時間とミスというタイムカードのデメリットを難なくクリアしてくれる。

ジョブカンで用意されている打刻ツールは、ICカード打刻、PC/タブレット打刻、LINE打刻、Slack打刻、GPS打刻だ。

ICカードとしては、Suicaなどのカードが利用できる。

スタッフルームにPCかタブレットを配置しておけば、簡単に打刻ができる。

LINEはコミュニケーションツールとして、若年層に広く使われているアプリなので、一番利用価値があるかもしれない。

Slackはビジネス向けチャットツールだ。

シフトを組む時は、シフト募集機能を使い、メールを送って、スタッフにシフト募集を促すことができる。

さらにシフトの作成も公開機能も充実している。

これは、シフト作成者の労力を大幅に削減してくれる。

ジョブカンを使うことにより、給料計算も楽になることは間違いないだろう。

生産性がないのに、無駄に時間が取られがちになる業務は低価格なITツールを活用して、圧縮することが飲食業界の勝ち組と負け組の差を分けるものかもしれない。

 


[飲食店向け業務効率化のためのIT活用術#7]シフト管理にジョブカンを活用する[飲食店向け業務効率化のためのIT活用術#7]
シフト管理にジョブカンを活用する

会計クラウドサービス、マネーフォワードを活用する[飲食店向け効率化のためのIT活用術#6]

【記事要約】

会計処理は会計士または税理士まかせ。そんな状況の飲食店では、オーナーが数字の『実感』を持っていないことが非常に多い。いつまでたっても自転車走行のラットレースから抜け出すためには、厳しく数字を見て、状況を理解することが必要だ。

1.  マネーフォワードを使うメリット

財務処理は1ヶ月にまとめて月末に。

売上の帳簿、請求書、預金通帳のコピー、かろうじて付けている現金出納帳、領収証、クレジットカードの明細書をまとめて税理士に渡せば任務完了。

多くの飲食店ではこんな財務処理がほとんどではないだろうか。

僕が関わってきた飲食店では、上記のような処理をしていればまだまともな方で、時には税理士、会計士も間に入れず、自分で適当に(税金が限りなく少なくなる)申告をして、そのうち税務署の監査が入り、後からとてつもない額の追徴課税を要求されたという話も、とても良く聞く。

税制面だけでなく、数字を見ないことにより、実際は儲かっているのか、ヤバイ状況なのか、そのヤバイ状況もちょっと頑張れば乗り切れる程度なのか、それとももう後がない状況なのかすら、分からなくなっている場合もある。

そうならないために重要なのは『数字を見ること』だと僕は考える。

しかも毎日だ。

月一回の確認では、足りないのだ。

日々、数字を追って、何かしら異変が起きていないか、無駄な支出がないか、はたまた、調子が良いから次の作戦を立てられるのかを逐一チェックする必要がある。

従来、これらの情報を蓄積するのは、メジャーどころでは、弥生会計が有名だ。

その他は、会計事務所から紹介されるソフトだが、それらはインストール型のソフトで、Windowsでしか使えないなど使い勝手が悪いものだった。

さらに問題だったのはその価格で、結構効果な上に、バージョンアップの度に追い銭が必要になったりする。

しかし、これらの課題を一気にクリアにしてくれたのがマネーフォワード(クラウド会計)だ。

マネーフォワードには、家計簿、個人事業向け、法人向けなどでサービスが別れているが、個人事業の飲食店は月々わずか1980円で利用できるMFクラウド会計がオススメだ。

会計士や税理士に月々の処理をお願いしていると月額1万5千円以上はかかると思う。

僕が勧めるのは、これらの契約を年1回の申告時または半年に1回、四半期に1回のみにし、月々1万5千円の契約は辞め、マネーフォワードで管理することだ。

そうすれば、月々の財務処理にかかるコストがかなり削減できる。

また、手書きの現金出納帳やExcelに入力するくらいなら、ダイレクトにマネーフォワードへ入力してしまえばよい。

マネーフォワードを使うことによる主なメリットは下記3つだ。

1.毎日明確な数字が認識できる。

2.コストが非常に安く済む

3.入力の手間が1度で済み時短になる。しかも、クラウドサービスなので、PCやスマホ、インターネットといった環境があれば、どこからでも内容が確認できる。

2. マネーフォワードの魅了的な機能

マネーフォワードの魅力的な機能は何と言っても外部サービスや銀行口座との連携だ。

事業に使っている銀行のインターネットバンキングと連動させれば、通帳の内容を入力する必要がないのだ。

これはかなりの業務効率化になる。

すべて自動連携するため、銀行口座から取得した情報の内容を確認して、勘定科目を指定し、登録ボタンを押せば、すぐにマネーフォワードに登録されるのだ。

しかも、一度登録した勘定科目は同じ名前なら、次回以降も引き継がれる。

また、クレジットカードとの連動も可能だ。

個人事業の場合、代表の個人カードで時折、事業のための買い物をすることもあるだろう。

クレジットカードも連携させれば、これは経費、これは除外など簡単に登録できる。

また、飲食店にとってさらに魅力なのが、ユビレジ、楽天ペイとも連携できることだ。

iPadを利用したPOSレジ『ユビレジ』を活用する[飲食店向け効率化のためのIT活用術#4]

クレジットカード、電子マネーでの会計を可能にする楽天ペイを活用する[飲食店向け効率化のためのIT活用術#5]

ユビレジに登録された会計情報をマネーフォワードサイドに自動取得することができる。

これも内容を確認して登録ボタンを押すだけで、マネーフォワードに登録が可能だ。

もちろん一括登録もできるので、注文数が多い場合でも手間をかけることなく登録ができる。

楽天ペイの情報も自動取得できるのも心強い。

ここまでで、銀行の通帳コピー、売上帳簿、クレジットカードの明細が無くても、オンタイムで、これらの財務処理ができていることをお分かりいただけるだろうか。

飲食店だと当然現金の仕入も多い。

マネーフォワードには、簡単入力機能が用意されているので、レシートの内容を手軽に登録するだけで、出納帳を作ること無く、オンタイムで会計システムへの登録が可能だ。

あとは、領収証を保管する作業だけで済む。

「数字」という話題になると、難しそうという先入観で避け続けている飲食店経営者も多いが、これは絶対に向き合うべき相手だ。

「数字」のハードルを極限まで下げるためにもマネーフォワードの利用は強い味方になる。

 

クレジットカード、電子マネーでの会計を可能にする楽天ペイを活用する[飲食店向け効率化のためのIT活用術#5]

【記事要約】

近年、日本でも支払いツールとして主流になってきたクレジットカードと電子マネー。従来、これらの支払いツールの利用を可能にするためには、初期費用に加え、手数料、支払いスパンというハードルがあった。しかし、これらのハードルを簡単に超えることを可能にしたのが『楽天ペイ』だ。

1.  現金以外の支払い方法を準備する大切さ

首都圏では、もはや当たり前になっているクレジットカードや、電子マネー決済。

しかし、地方では、まだまだ普及していないといっても過言ではない。

僕が住む地方都市では、タクシーでさえ、まだクレジットカードカードが使えない車両が沢山街に溢れている。

飲食店でも、クレジットカード使用不可、現金のみというお店が多いのも事実だ。

支払い方法の多様性は、売上に直結するとは言えないが、顧客満足のためには必要な要素だ。

カードで払えるということが分かっていれば、手持ちの現金を気にすること無く、飲食を楽しんでもらえることにも繋がるだろう。

また、都市圏からの観光客にとって現金しか使えないというのは、ストレスになるはずだ。

カードしか持ち歩いてないという人すらいる中、これからの時代、カード決済、電子マネー決済の準備は、必然となってくるだろう。

しかし、そうは言っても、クレジットカード決済と電子マネー決済を実現するためには、かなりの初期投資と「手数料」がネックになっている。

また、支払い金額が実際に自分の口座に振り込まれるまでの回収スパンも飲食店にとっては、大きな課題だ。

日銭商売の飲食店にとって、実際の回収までに1ヶ月や2ヶ月かかるというのはキャッシュ・フロー上、非常にきついのである。

しかし、これらのハードルを楽に超えることができるサービスが生まれている。

それが「楽天ペイ」だ。

2. 楽天ペイの魅力

楽天ペイの魅力は、なんといっても、手数料の安さと回収スパンの短さだ。

手数料は、VISA/Mastercard/AMEX系なら3.24%。

JCB/Dinners/Discover系なら3.74%だ。

電子マネーも、主要電子マネーは3.24%で一部、3.74%だ。

4〜5%代の手数料を取る中間業者がいる仲、このパーセンテージは良心的だ。

さらにこのサービスを知った時に驚いたのが、回収スパンだ。

なんと次の日にはカード支払いの金額が自分の口座に振り込まれる。

それまでは、1ヶ月後、2ヶ月後というのが当たり前だった。

しかし、楽天ペイはその常識を覆した。

まさに、利用者にとっての懸念点をすべて払拭している。

まとめると…

<楽天ペイの魅力>

1.クレジトカード決済手数料が安い

(VISA/Mastercard/AMEX系なら3.24%。JCB/Dinners/Discover系なら3.74%)

2.回収スパンが最短1日

翌営業日が銀行営業日であれば、前日のクレジトカード売上分が振り込まれる

 

初期投資としては、カードリーダーの代金18,800円が必要だが、微々たるものだし、キャッシュバックキャンペーンなどもよく行われているので、期間中などであれば、実質0円の場合もある。

さらに、前回紹介したユビレジとも連動可能だ。

iPadを利用したPOSレジ『ユビレジ』を活用する[飲食店向け効率化のためのIT活用術#4]

ユビレジの導入をしていれば、すでにiPadは設置されているだろうから、そのiPadに楽天ペイのアプリをインストールすればよい。

あとは、ユビレジとの連動設定をすれば、カード払いの際は、会計画面から楽天ペイを選択すれば、自動的に楽天ペイアプリと連動し、決済を行うことができる。

カードリーダに顧客のカードを差し込み、PIN(暗証番号)かサインをしてもらうだけで、簡単迅速に決済を行うことができる。

ただし、専用のプリンタを買わない場合は、クレジットカード会社発行の明細はメールで送るしかないので、事前に顧客にその旨を伝えなければならない。

低コスト、安い手数料、1日という回収スパンで、クレジットカードと電子マネーでの決済を実現する楽天ペイ。

顧客満足のためにも、飲食店はこれを使わない手はない。

 


[飲食店向け業務効率化のためのIT活用術#5]クレジットカード、電子マネーでの会計を可能にする楽天ペイを活用する[飲食店向け業務効率化のためのIT活用術#5]
クレジットカード、電子マネーでの会計を可能にする楽天ペイを活用する

iPadを利用したPOSレジ『ユビレジ』を活用する[飲食店向け効率化のためのIT活用術#4]

【記事要約】

飲食店向けに限らずPOSレジシステムというのは、従来とても高額で手が出しにくいものだった。それが、iPadを使って簡単に低価格で導入することを実現したのが『ユビレジ』だ。

1.  ユビレジとは?

POSレジシステム『ユビレジ』は、前回紹介した『フリックオーダー』と連動させることによって、非常に協力なツールとなる。

注文管理アプリ『フリックオーダー』を活用する[飲食店向け効率化のためのIT活用術#3]

ユビレジは基本的にレジの代わりとして使うことがメイン機能となる。

フリックオーダーで注文し、ユビレジで会計処理を行うという連動をすることにより、フリックオーダーで入力された注文情報が会計時に即時にユビレジに送られ、会計処理の簡素化とスピーディー化を図ることができる。

さらには、フリックオーダーで来店時に登録された人数、性別、年代、時間なども共有され、様々な分析を行うことができる。

もちろん注文内容の同期により売れ筋メニューなどの分析もできる。

複数店舗を展開する店においては、さらに魅力的なのがデータ統合だ。

各店舗の売上管理を一元化することにより、手入力作業がほとんど発生しないため、会計作業のミスや不正防止にも繋がる。

手作業による会計では、打ち間違いが発生刷る可能性も多く、それは顧客にとって−イメージとなる。

会計時やレジ締め作業の短縮により、人件費をカットできるのが魅力だ。

しかも、これらがiPadで実現できる。

2. 飲食店にとって魅力的な機能

1.メニュー分析

どのメニューが人気があるのか、ないのかが一目瞭然になるため、メニューの方向性を決めやすい。

2.客数・客層が把握しやすい

フリックオーダーとの連動により、客数と客層の把握が容易になる。

また、客層によるメニューの注文傾向も分かる。

20代、30代、40代におすすめしたらよいメニューをそれぞれ決めることができる。

スタッフにそのことを事前に伝えれば、スタッフもサービスしやすくなる。

オープン当初に想定していた客層と実際に来店が多い客層のギャップなども把握しやすくなる。

3.時間、曜日ごとのスタッフ配置の予想が立てられるように

分析結果により、スタッフが多すぎないか、少なすぎないかが把握できる。

適切な時間帯に、適切なスタッフ人数を配置することにより、無駄な人件費を使う必要がなくなる。

4.グルメサイトなどからの集客状況が把握できる

食べログ、ホットペッパー、ぐるなびなどとの連携などにより、集客経路の集計も可能。都度登録できていれば、チラシ、Facebook、Twitter…などからの来店経路も把握できる。

どのプロモーションが効果的か把握することにより無駄な広告費を使う必要がなくなる。

5.複数店舗の情報を一元管理できる。

店舗ごとにアカウントを持つ必要がないため、各店舗の情報管理が簡単にできる。

店舗数分アカウントがあり、都度ログイン&ログアウトの必要がないだけでも時間の節約になる。

3. 財布を圧迫しない低コスト

フリックオーダーと同様、ユビレジの利用料金も低価格だ。

ユビレジ料金はこちら>>

飲食店プランも月8,000円代で1万円を切る。

どんなに便利なツールでもコストがかかるとそれは、財務を圧迫してしまう。

一昔前までは導入に数十万から数百万円かかっていたPOSレジが月額この低料金で、しかもiPadを使って実現できるのは、とてつもない魅力だ。

飲食店にとって、これらの情報を知っているか知らないかだけで、経営にとって、大きな分岐点にさえなりうる。

低価格のツールを効果的に利用する。

これが、かしこい飲食店経営にとって欠かせないものになりつつある。

 


[飲食店向け業務効率化のためのIT活用術#4]iPadを利用したPOSレジ『ユビレジ』を活用する[飲食店向け業務効率化のためのIT活用術#4]
iPadを利用したPOSレジ『ユビレジ』を活用する

注文管理アプリ『フリックオーダー』を活用する[飲食店向け効率化のためのIT活用術#3]

【記事要約】

注文は伝票に書き込み、会計時にそれらをレジに打ち込む。人気メニューなどの分析のためにExcelに集計をする。こんな手間暇を一括管理し、飲食店の業務効率を格段にアップしてくれるのが『フリックオーダー』だ。

 

1.  フリックオーダーの魅力

注文管理ソフト『フリックオーダー』の魅力は、まずiPhoneやiPadなどのスマホ端末で注文を登録できるということだ。

フロアスタッフに端末を持たせておき、注文は伝票などの紙に書くのではなく、フリックオーダーのアプリに直接入力し、登録する。

テーブルを選択。

来客の数とタイプを入力→この情報は自動的に保存されるので、顧客動向の調査荷物変えますね。

注文メニューを選択。

注文情報を決定し、送信。

フリックオーダーで注文を入力すると、すぐさまキッチンのプリンタからその注文内容の紙のチップが出てくる。

そのチップをキッチン担当が受けてすぐさま注文に取り掛かれるというわけだ。

フリックオーダーを使えば、注文を受けてから、その受けた情報をキッチンに素早く伝えることができるのだ。

プリンタからでてくるチップも簡単にプチプチとちぎれるため、キッチンが各担当に別れている場合は、揚げ物エリア、調理エリア、鉄板エリア、フライパンエリアなどに分けて配布できる。

もちろん、すでに入った注文の内容も確認でき、取消、数追加なども簡単だ。

フリックオーダーのアプリには、お店独自のテーブル構成、メニューを自由に管理・登録できる。

iPhone、iPad用フリックオーダーアプリダウンロードはこちらからできます。

2. POSレジシステムと連動させる

注文がぱぱっと共有できる魅力に加え、さらに魅力なのが、POSレジシステム「ユビレジ」との連動だ。

フリックオーダーの注文内容は、簡単な操作で「ユビレジ」と連動できるため、注文内容をレジに打ち込む必要もない。

簡単な操作で、顧客を待たせること無く、会計処理が行える。

これなら、ミスも少ない。

ユビレジは、iPadを使う。

そのため、高価なPOSシステムを導入する必要もない。

ユビレジについては、また別の記事で詳しく紹介するが、このシステムと連動させれば、注文で入力した内容を、再度レジに登録するという同じ情報の打ち込みを避ける事ができる上、人間のミスによる損失も防ぐことができる。

3. 来店実績を分析する

フリックオーダーには、顧客の人数と年代、性別に加え、カップル、ファミリーといった付加情報を登録することができる。

顧客が来店したら、まずこれらの情報を入力し、その後、注文を取るという流れだ。

そのため、これらの情報をまとめて集計し、来店が多い時間帯や、年齢、性別を分析することができる。

これらのデータは、時間帯におけるスタッフ配置や、客層に合わせたメニュー、店内内装、サービスなどの指標にもなる。

狙っている客層と来ている客層が異なる場合や、増やしたい客層が着実に増えているかといったことを数字で明確に見ることにより、勘にたよって行き当たりばったりで戦略を立てる必要がなくなる。

さらには、注文履歴を確認することによって、メニューの人気度や出数もチェックすることができる。

4. 低コストで業務効率化

iPhoneやiPad、注文チップの印刷機などの初期通しは必要になるが、中古を買えばコストは大幅に抑えられる。

また、気になるランニングコストは、ユビレジの利用料も含め、2〜6端末なら、月9,000円以下で運用できる。

業務効率化を考えれば、格段に安いコストとなる。

これを使わない手はない。

 

注文を取れるだけではなく、会計処理も簡略化し、その上、今後の戦略指標になる分析もできる。

これだけ多機能な上に低コストのサービスを利用しない手はない。


[飲食店向け業務効率化のためのIT活用術#3]注文管理アプリ『フリックオーダー』を活用する[飲食店向け業務効率化のためのIT活用術#3]
注文管理アプリ『フリックオーダー』を活用する

 

予約台帳アプリ『レストランボード』を活用する[飲食店向け効率化のためのIT活用術#2]

【記事要約】

お店の売上見通しとなる予約状況。そして集客アプローチの強い味方になる顧客リスト。予約の管理はカレンダーに手書き。顧客の情報はストックなし。そんな状況ならば、ぜひ使ってほしいサービスが低コストで機能が充実した予約台帳アプリ『レストランボード』だ。

 

1.  予約情報を効率よく管理する

営業時間外に予約の電話がかかってきたら、どうしているだろうか。

恐らく、携帯電話に転送している人が多いだろう。

さらに、その場で予約状況をすぐに確認するために常に手元に予約台帳を持ち歩いていなくてはならない。

常に予約状況を手軽に把握する。

その力強い味方となってくれるのが『レストランボード』というクラウドサービスだ。

iPhone、iPad用アプリダウンロードはこちらからできます。

専用のアプリをスマートフォンにインストールしておけば、いつでもどこでも予約状況が確認できる。

転送電話を受けたら、予約状況をすぐにスマホで確認し、顧客に返答できるのだ。

もちろん、情報は常に同期されるので、パソコンやスマホ、タブレットなどキャリアが異なるところから、複数人が同じ情報を共有できる。

このサービスの魅力は、ホットペッパーなどのグルメサイトからの予約とも連動できる。という点にある。

グルメサイトから予約が入れば、レストランボードに通知が来て、即予約などであれば、自動的に登録される。

これは便利だ。

各グルメサイトの管理画面をバラバラに見なくても、レストランボードで予約の管理を集約できるというわけだ。

また、レストランボードに自分の店のテーブルを登録しておけば、予約と同時に席を指定できる。

すると、どのテーブルが空いているかも一目瞭然だ。

もちろん、コースや要望などの情報も同時に登録できる。

予約の日にち、時間、テーブル、人数、コース、要望、テーブルの確保時間の情報が一元管理できるのだ。

さらに、便利なのが、満席になれば、グルメサイトの予約情報とも連動してくれるという点だ。

そのため、オーバーブッキングの心配もない。

もちろん、どのグルメサイトからの予約かも情報として記録される。

よって、効果が高いグルメサイトを検証することもできる。

そして、何と言ってもこれらの機能が無料で使えるというのがとても魅力だ。

メッセージ配信やホームページ機能などのオプションは有料となるが、オプションを使わずとも十分有益な機能になっている。

予約状況の把握というのは、先行きの売上見通しを立てる上で非常に重要だ。

予約状況により、その月の売上がだいたい予想できる。

よって、予約が少ない場合は、何かしらの集客アプローチを行動に移さねばならないという指標にもなる。

2. 顧客情報をストックする

レストランボードには顧客情報も登録することができる。

氏名、来店回数、生年月日、電話番号、メールアドレスなどの情報だ。

これらの顧客情報があれば、DMを送ったり、メールのご案内をすることも可能だ。

こちらからのアプローチができるということだ。

新規の顧客を10人増やすよりも、リピータの顧客に再び来てもらうほうが、ハードルが低い。

また何度目の来店履歴も自動的に残るため、好みなどの情報もストックできる。

好みや来店したということを覚えられていると顧客の満足度はぐんと上がる。

グルメサイト経由の予約の場合、グルメサイトに登録されている情報が自動的に連動されるため、グルメサイトにある情報をレストランボードの顧客台帳にコピーするという手間も省ける。

ただし、メアドなどの個人情報は見ることはできない。グルメサイトからの情報配信は可能だ。

レストランボードは、予約情報と顧客情報の登録、管理を簡素化でき、さらに無料で利用できるという点が大きな魅力だ。

飲食店にはぜひ活用してほしい。

 


[飲食店向け業務効率化のためのIT活用術#2]予約台帳アプリ『レストランボード』を活用する[飲食店向け業務効率化のためのIT活用術#2]
予約台帳アプリ『レストランボード』を活用する

飲食店こそ無駄な業務の効率化が必要[飲食店向け効率化のためのIT活用術# 1]

【記事要約】

自転車操業になりがちな飲食店において、業務の効率化は利益に直結する。コストをかけずに無駄な業務に使う時間を圧縮し、飲食店として、本来費やすべき仕事にかける時間を確保することが成功のカギと言える。

 

僕の本業はWEB関連事業だ。

システムとして全体を統括して、良い方向性に物事をまとめ上げることを仕事柄得意としているため、時にはWEBに関する業務以外のとりまとめも依頼されることが多い。

そのひとつが、飲食店の業務効率化の監修だ。

畑違いの飲食店の事業構造は、まったくもって未知の世界で一からの勉強になったが、畑違いの僕の視点からいくつかコストをかけずに無駄な業務に使う時間を圧縮することに貢献できた。

その中のいくつかをこれからご紹介したいと思う。

1.  飲食店の実情

いわゆる『繁盛店』で組織も大きな飲食店は、すでに組織として、しっかり体制ができているのだろう。

僕は、初めて飲食店の業務効率化の仕事に関わった時に、そう感じた。

だが、いわゆる個人経営レベルの飲食店の多くは、会社で言う総務、財務の業務が全く手付かずになっているのでは無いだろうか。

夜遅くまで働いて、疲れて家に帰り、翌日起きたら仕入、仕込みに追われ、すぐに客が店に来てサービスを提供する。

休みはあったとしても週1日。

休みがない飲食店ももちろん多い。

このルーチンの繰り返しにより、常にメインの業務に追われ、体制の見直しや分析、財務の数字確認などができず、売上を上げたいと思いつつも、とにかく毎日をやり過ごすことで手一杯。

まさにラットレースだ。

「数字が苦手」という理由でこれらの業務から逃げている人も多いだろう。

美味しいものを作れば、いいサービスをすれば、お客が来るかというと、事実そうではない。

グルメ大国日本では、美味しい料理と良いサービスはすでに当たり前のものになっている。

美味しいサービスと良いサービスに加え、業務の効率化と他を抜きん出る「何か」がないと飲食店として成功するのは難しくなっている。

これらに力を入れるのが嫌なら、こじんまりとしたこだわりの店で、常連に頼るしかないだろう。

これが今の日本の飲食店の実情だ。

 

2. まずは数字を見つめる

僕が関わった2店舗を営む個人事業の飲食店を紹介しよう。

オーナーの話を聞くと、ずっと赤字続きで、借金を重ねるばかりで、このままでは成り立たない。

何かしら打開策を打ち立てたい。ということだった。

努力により、仕入と人件費は一般的に理想と言われている売上の3割にそれぞれ抑えられている。

しかし、何故か利益が残らないというものだった。

そこで、財務関連の資料を見せてもらうと、数字の「事実」が全く分からない状態だった。

オーナーに至っては、PLやBSの財務諸表の味方すら分からない状態だった。

出納帳と売上日報は付けているということだったが、それらの資料はあくまで記録で、これまでの経過観察とこれからの指標のためには全く使えない状態だった。

そこで、僕は過去1年分の財務を月毎に徹底分析し、どの月にどれだけの売上が見込め、また支出があるのかについての資料を作った。

コストは、水道光熱費、給料、仕入、消耗品、借入返済、広告宣伝費、管理諸費、家賃、リースなどを事細かく仕分けした。

飲食店は、月によって売上の波が大きい。

また、月によって、水道光熱費などのコストの波も大きい。

オーナーはあと10万円売上がそれぞれ2店舗で増えれば、大分楽になると言っていたが、事実は全く異なった。

10万円どころではない。月によっては、数十万円アップが必要だったのだ。

結局、オーナーの思い込みの部分が多く、事実として現れる数字を明確化して提示すると、唖然としていた。

数字を明確化して、まずは出血を止めるために、省けるコストはとことん省くことを勧めた。

無駄な広告宣伝費と思われるものに関しても、まずは一旦ストップして、戦略を練り直すことを勧めた。

業務効率化のためにもいくらかコストが必要になる場合がある。

だからこそ、まずは数字を見つめて、現実を知り、無駄なコストを視覚化して、スリムになったところで、業務効率化にいくらかけることができるのかを見極める必要がある。

そのためにも、まずは数字を見ることが大切なのだ。

[飲食店向け業務効率化のためのIT活用術#1]飲食店こそ無駄な業務の効率化が必要[飲食店向け業務効率化のためのIT活用術#1]
飲食店こそ無駄な業務の効率化が必要