僕のカバンには紙とペンが入っていない[V字回復上り坂#5]

V字の上り坂を登り始めてから、効率化を徹底的に追求してきたのは前述の通りだが、その中のひとつが紙をペンをもたないということだ。

つまりは、仕事に使うツールをIT化するということだ。

元々WEB関係の仕事をしていたためパソコンを使いこなせるという要素がこれを可能にしたというところがあるが、ブラインドタッチができる人であれば、ITツールを少し研究するだけで、ツールのIT化は可能だと思う。

＜ノート＞

クライアントとの打ち合わせのメモはすべてPCに即叩き込む。

もちろん録音して後から文字起こしということもしない。

それをやっていたら、打ち合わせの時間と文字起こしの時間が重複してかかってしまう。

会議の内容は、基本的にマインドマップソフトを使い、マインドマップに落とし込む。

それを議事録としてPDF形式で保存し、打ち合わせ相手にも送れば、議事録として残せる。

その他、Evernoteを使っていつでもどのキャリアからでもノートが閲覧できるようにしておくのも便利だ。

なお、打ち合わせで内容をPCに打ち込む際に注意したいことは、画面を見ながら打たないということだ。

もちろんブラインドタッチだ。

画面を見てしまうと、そうでなくても相手は「自分の話を聞いてない」「真剣に聞いていない」という印象を抱きがちだからだ。

 

＜ファイル＞

クライアントやプロジェクト毎の資料もすべてデジタル化にする。

資料や素材を紙や印刷写真として受け取った場合は、スキャンするか写真をとって、保存すれば、分厚い資料を持ち歩く必要もない。

そしてすぐに返却できる。

僕はクライアント毎にフォルダを作り、さらにその中に案件ごとのフォルダを作っている

 

例）日の丸株式会社の場合

HI0001_日の丸株式会社

　−01DOC（書類関係。契約書や各種サービスアカウント情報など）

　−02DATA（クライアント案件全般で使える素材データ。ロゴや企業外観など）

　−03PICS（クライアント案件全般で使える加工データ。基本的にPSD [フォトショップデータ]）

　−04PRINTDATA（クライアント案件全般で使える印刷物データ。基本的にAI [イラストレーターデータ]）

　−SITE （WEB構成ファイル（html、phpなど））

さらにこの中に開発案件毎のフォルダを入れる。

HI0001_1_日の丸株式会社ホームページ制作

HI0001_2_日の丸株式会社パンフレット制作

開発フォルダの内容は、下記のような構成だ。

01_doc（書類関係。見積書や請求書、スケジュールなど）

02_data（受け取った素材データ）

03_pics（基本的にPSD [フォトショップデータ]）

04_printdata（印刷物データ。基本的にAI [イラストレーターデータ]）

これは上層のフォルダ構成と似ているが、開発毎のファイルを入れる。

このように、フォルダ構成を決めておくととても便利だ。

自分の事業に合わせて是非調整してほしい。

SugarSyncやGoogleDrive、Dropboxなどさまざまだ。

ある程度の容量までは無料で使えるものもあるし、例えコストがかかるとしても月数百円と非常に安価だ。

 

このように、ツールのIT化をするだけで、かなりスッキリ身軽になり、スマートに仕事をすることができる。

最初慣れるまでは大変な人もいるが、慣れてしまえばこっちのもんだ。

業務スピードが２倍、３倍にも早くなり、時間が生まれることを実感してもらえると思う。